De webapplicatie Smartschool is een applicatie die volledig op maat van de noden en vereisten van de individuele school/onderwijsinstelling gemaakt wordt. Net zoals de vroegere papieren administratie is het aan de school om zelf het beheer van de digitale administratie en het platform Smartschool, bij uitbreiding, te voorzien.
In haar hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke is de school/onderwijsinstelling verantwoordelijk voor de behartiging van jouw belangen als gebruiker. Aangezien er veel persoonsgegevens via Smartschool verwerkt worden zal de school/onderwijsinstelling de verantwoordelijkheid dragen in deze verwerkingshandelingen. Dit betekent dat de school/onderwijsinstelling alle noodzakelijke verplichtingen inzake bescherming van persoonsgegevens moet treffen en jou volgende garanties moet geven:
- De persoonsgegevens mogen enkel verwerkt worden voor de welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De school/onderwijsinstelling kan jouw persoonsgegevens slechts verwerken indien dit noodzakelijk is in het kader van de schoolomgeving. Het is aan de school/onderwijsinstelling om ten aanzien van de Gebruikers duidelijkheid te scheppen omtrent de verwerkingshandelingen.
- De hoogste graad van zorg met betrekking tot gevoelige persoonsgegevens. Gevoelige persoonsgegevens zijn die persoonsgegevens die meer informatie geven omtrent de raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, seksuele overtuiging of gegevens omtrent de gezondheid.
- De school/onderwijsinstelling moet de rechten uit de Privacywet aan de Gebruiker garanderen. Zo kan de Gebruiker steeds informatie inwinnen omtrent de verzamelde informatie en de gestelde verwerkingshandelingen. Indien persoonsgegevens onjuist zijn heeft de Gebruiker het recht op een kosteloze verbetering.
De school/onderwijsinstelling als verwerkingsverantwoordelijke; wat betekent dit voor mij als gebruiker?
De school/onderwijsinstelling is als verwerkingsverantwoordelijke het eerste en belangrijkste contactpunt voor de Gebruiker. De school/onderwijsinstelling is verantwoordelijk voor het gebruikersbeheer zoals de toekenning en activatie van een gebruikersprofiel, de verwijdering van een gebruikersprofiel, de aanpassing van informatie op het gebruikersprofiel (incl. wachtwoord).
De school/onderwijsinstelling is bijgevolg bevoegd om een antwoord of oplossing te voorzien op jouw vragen, opmerkingen of problemen omtrent het gebruik van Smartschool. In deze hoedanigheid is het eveneens aan de school/onderwijsinstelling om alle maatregelen te ondernemen die jouw belangen als gebruiker behartigen. Denk hierbij aan informatieverspreiding, advisering etc. Smartbit zal niet het recht hebben om je rechtstreeks verder te helpen.
Kan de school/onderwijsinstelling of een andere persoon mijn communicaties via het Smartschool-platform volgen en/of lezen?
Neen. Smartschool heeft meerdere maatregelen genomen om te verhinderen dat onbevoegde personen (incl. de Smartschoolbeheerder en directie) toegang krijgen tot persoonlijke informatie (“Mijn berichten” en “Mijn documenten”). Toch kunnen wij geen absolute garanties geven tegen onrechtmatige inbreuken. In de volgende situaties bestaat er een grote waarschijnlijkheid dat het vertrouwelijk karakter van je gebruikersprofiel geschonden werd.
- Indien je het wachtwoord van je gebruikersprofiel aan andere personen hebt meegedeeld.
- Indien je een wijziging van je wachtwoord vaststelt zonder je medeweten.
- Indien er communicaties of andere handelingen vanuit je gebruikersprofiel plaatsvinden zonder je medeweten.
Van zodra je dit vermoedt moet je contact opnemen met de school/onderwijsinstelling (administrator) en/of Smartschool via privacy@smartschool.be. Iedere onrechtmatige inbreuk betekent automatisch een schending van onze Gebruikersvoorwaarden en/of de geldende wetgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en het briefgeheim. Wij beloven je alles in het werk te stellen om een remedie te bereiken.
Informatie die minder persoonlijk is en eerder behoort tot het domein van de school zoals vakdocumenten, afwezigheden en puntenboeken zijn wel toegankelijk voor de Smartschoolbeheerder.
Wie heeft toegang tot de statistische informatie van mijn Gebruikersprofiel?
Statistische informatie heeft een belangrijke waarde om de goede werking van onze applicatie te kunnen blijven garanderen. Smartschool verzamelt op verscheidene manieren deze statistische informatie, vaak met hulp van gespecialiseerde derde partijen. Deze derde partijen krijgen nooit toegang tot de verzamelde informatie zonder voorafgaande anonimisering. Op die manier garanderen wij een verregaande bescherming van jouw persoonsgegevens en kunnen wij op geregelde basis verbeteringen doorvoeren aan Smartschool.
De Smartschoolbeheerder heeft in principe geen toegang tot de gedetailleerde individuele gebruikersstatistieken. Toch kan de administrator zichzelf toegang verschaffen tot de gebruikersstatistieken na toepassing van bepaalde technieken. Het is absoluut niet de bedoeling dat hij deze technieken op geregelde basis toepast om gebruikersgedrag actief te controleren. Een dergelijk gebruik is absoluut in strijd met de geldende regels ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en briefgeheim.
Krijgen derde partijen inzicht in mijn persoonsgegevens?
Neen, wij hechten veel belang aan het vertrouwelijke karakter van persoonsgegevens. Derde partijen krijgen geen toegang tot de persoonsgegevens tenzij de school of jezelf ons daartoe de opdracht geeft. Dit principe kent één voorname uitzondering, namelijk in het kader van de DISCIMUS-verplichtingen. Smartschool is in samenspraak met de school/onderwijsinstelling en de overkoepelende onderwijsautoriteiten verplicht informatie omtrent de schoolloopbaan, resultaten en afwezigheden van leerplichtige leerlingen automatisch door te geven aan het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming (Agentschap voor Onderwijsdiensten).
In het kader van een strafrechtelijk onderzoek kan Smartschool verzocht worden bepaalde gegevens over te dragen. Smartschool zal hier steeds gevolg aan geven op eerste verzoek van de bevoegde instanties. Wij zijn niet verplicht de Gebruiker hiervan voorafgaand op de hoogte te brengen.
Waarom moet ik mijn e-mailadres invullen in Smartschool?
Smartschool wil je privacy maximaal garanderen. Daarvoor hebben we je e-mailadres nodig. We gebruiken het ondermeer hiervoor:
- indien je je wachtwoord vergeten bent, kan je een nieuw wachtwoord opvragen vanaf de aanmeldpagina. Smartschool stuurt dit nieuwe wachtwoord naar je e-mailadres.
- indien wij merken dat iemand anders probeert aan te melden door jouw wachtwoord te raden, schakelen wij je account uit. We verwittigen je daarvan via e-mail zodat je je account terug kan activeren.
- meldingen van nieuwe items (berichtje, nieuwe resultaten, afwezigheden …) kunnen vanuit Smartschool gemaild worden. Dit is instelbaar. Je kiest in je profiel zelf wat je al dan niet via mail wilt ontvangen.
Een e-mailadres is verplicht voor alle personen behalve voor leerlingen. Voor leerlingen is een e-mailadres wel aanbevolen.
Je e-mailadres zal niet doorgegeven worden aan derden, tenzij je school of jijzelf ons daar zelf expliciet de opdracht toe geeft.