L’application web Smartschool est une application entièrement adaptée aux besoins et exigences de toute école ou institution éducationnelle. Comme c’était le cas avec l’administration papier auparavant, il appartient à l’école de gérer elle-même l’administration numérique et, par extension, la plateforme Smartschool.
En sa qualité d’administrateur, l’école ou institution éducationnelle est responsable de la protection de vos intérêts en tant qu’Utilisateur. Un certain nombre de données personnelles sont traitées via Smartschool. L’école ou institution éducationnelle assumera la responsabilité principale dans le cadre de ces opérations de traitement. Cela signifie que l’école ou institution éducationnelle doit prendre toutes les mesures nécessaires pour protéger vos données personnelles, et vous donner les garanties suivantes:
- Ne traiter les données personnelles qu’à des fins déterminées, expressément décrites, et légitimes. L’école ou institution éducationnelle ne peut traiter vos données personnelles que si c’est nécessaire dans le cadre scolaire. Il appartient à l’école ou institution éducationnelle de donner des précisions à l’Utilisateur en ce qui concerne les opérations de traitement.
- Accorder le plus haut degré de soins à l’égard de données personnelles sensibles. Les données personnelles sensibles sont des données personnelles qui révèlent des informations sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, votre santé, vos convictions religieuses ou philosophiques, ou votre orientation sexuelle.
- Garantir à l’Utilisateur les droits issus de la Loi Vie Privée. Ainsi l’Utilisateur peut-il toujours obtenir des informations sur les données recueillies et les opérations de traitement effectuées. Si ses données personnelles sont inexactes, l’Utilisateur a le droit de demander gratuitement leur correction.
L’école ou institution éducationnelle comme administrateur: qu’est-ce que cela signifie pour moi, en tant qu’Utilisateur?
En tant qu’administrateur, l’école ou institution éducationnelle est le premier et principal interlocuteur de l’Utilisateur. L’école ou institution éducationnelle est responsable de la gestion des Utilisateurs, comme l’attribution et de l’activation d’un Utilisateur, la suppression d’un profil d’Utilisateur, ou la correction des informations indiquées sur le profil d’Utilisateur (en ce compris le mot de passe).
L’école ou institution éducationnelle est donc compétente pour répondre ou proposer une solution à vos questions, remarques ou problèmes concernant l’utilisation de Smartschool. À ce titre, il appartient également à l’école ou institution éducationnelle de prendre toutes les mesures permettant de protéger vos intérêts en tant qu’Utilisateur. Pensez par exemple à la diffusion d’informations, à la dispense de conseils etc. Smartbit n’aura pas le droit de vous aider directement.
L’école ou institution éducationnelle ou d’autres personnes peuvent-elles suivre et/ou lire mes communications via la plateforme Smartschool?
Non. Smartschool a pris plusieurs mesures pour empêcher des personnes non-autorisées (en ce compris l’administrateur) d’accéder à votre profil d’Utilisateur et à vos informations personnelles qu’il contient (« Mes messages » et « Mes documents »). Nous ne pouvons pour autant vous donner aucune garantie absolue contre des violations illégales. Dans les situations suivantes, la probabilité est grande que la confidentialité de votre profil d’Utilisateur ait été violée:
- Si vous avez communiqué votre mot de passe à d’autres personnes;
- Si vous constatez un changement de mot de passe à votre insu;
- Si des communications ou d’autres opérations ont lieu à partir de votre profil à votre insu.
Dès que vous avez des doutes, vous devez contacter l’école ou institution éducationnelle (administrateur) et/ou Smartschool via privacy@smartschool.be. Toute atteinte illicite signifie automatiquement une violation de nos Conditions d’utilisation et/ou de la loi applicable en ce qui concerne la protection de la vie privée et le secret de la correspondance. Nous vous promettons de mettre tout en œuvre pour remédier à la situation.
Des informations moins personnelles et qui relèvent plutôt de la sphère scolaire comme des documents de cours,
Qui a accès aux données statistiques de mon profil d’Utilisateur?
Les données statistiques ont une valeur importante pour garantir le bon fonctionnement de notre application. Smartschool recueille ces statistiques de diverses manières, souvent avec l’aide de tiers spécialisés. Ces tierces parties ne pourront jamais avoir accès aux informations recueillies si celles-ci n’ont pas fait l’objet d’une anonymisation préalable. De cette façon, nous garantissons un niveau élevé de protection de vos données personnelles et pouvons régulièrement apporter des améliorations à Smartschool.
L’administrateur n’a en principe pas accès aux données statistiques détaillées de chaque Utilisateur. L’administrateur peut néanmoins s’assurer un accès à ces données après l’application de certaines techniques. Que ces techniques soient appliquées sur une base régulière pour contrôler activement le comportement des Utilisateurs n’est absolument pas l’objectif. Une telle utilisation est absolument contraire aux règles relatives à la protection de la vie privée et au secret de la correspondance.
Des tiers ont-ils un aperçu de mes données personnelles?
Non. Nous attachons une grande importance à la confidentialité des données personnelles. Les tiers n’ont en principe pas accès aux données personnelles, et nous ne procédons pas non plus au transfert, à la vente ou à la communication de ces données. Ce principe connait une exception majeure, dans le cadre des obligations de DISCIMUS. En concertation avec l’école ou institution éducationnelle et les autorités éducatives coordinatrices, Smartschool est obligée d’automatiquement divulguer au Ministère flamand de l’enseignement et de la formation (Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming – Agentschap voor Onderwijsdiensten), via DISCIMUS, toutes les informations sur la scolarité, les résultats et les absences des élèves dont la scolarité est obligatoire.
Dans le cadre d’une enquête criminelle, le transfert de certaines données peut être demandé à Smartschool. Smartschool y donnera toujours suite à la première demande des autorités compétentes. Nous ne sommes pas obligés de prévenir l’Utilisateur au préalable.
Pourquoi dois-je indiquer mon adresse e-mail dans Smartschool?
Smartschool souhaite garantir votre vie privée. Pour ce faire, nous avons besoin de votre adresse e-mail. Nous l’utilisons entre autres dans les cas suivants:
- si vous oubliez votre mot de passe, vous pouvez alors demander un nouveau mot de passe à partir de la page d’accueil. Smartschool envoie ce nouveau mot de passe à votre adresse e-mail.
- si nous remarquons que quelqu’un d’autre tente de se connecter en essayant de deviner votre mot de passe, nous désactivons alors votre compte. Nous vous envoyons aussi un e-mail pour vous en informer et pour que vous puissiez réactiver votre compte.
- des notifications liées aux nouveautés (messages, nouveaux résultats, absences …) peuvent être envoyées par e-mail à partir de Smartschool. Pour les configurer, sélectionnez dans votre profil les éléments que vous souhaitez recevoir par e-mail.
Il est obligatoire d’insérer une adresse e-mail pour toutes les personnes, sauf pour les élèves. Il est toutefois conseillé d’indiquer une adresse e-mail pour les élèves.
Votre adresse e-mail ne sera pas mise à disposition de tiers, à moins que vous nous le demandiez explicitement.